Yeni bir ofis alanına mı taşınacaksınız? İşiniz ister bloktan ister kasabadan geçiyor olsun, kötü yönetilen bir ofis yeri değişikliği hem çalışanlar hem de müşteriler için büyük bir baş ağrısına dönüşebilir. Daha da kötüsü, kutuların derinliklerinde ve kabarcık sargılarındayken, işletmenizin adresini çevrimiçi olarak güncellemek gibi önemli ayrıntıların gözden kaçırılması kolaydır. Google yerel aramadaki NAP tutarsızlıkları, bir arama kabusu oluşturabilir ve müşterileri ve müşterileri yanlış adrese gönderebilir.
Fiziksel hamleden dijital harekete kadar, bu altı ipucu işinizin en yaygın hareketli tuzaklardan kaçmasına yardımcı olacak:
Of Your Office Relocation Stress Bırakın
1. Planlama Sürecine Erken Başla
Eylül ayında mı taşınıyor? O zaman şimdi planlamaya başlayın! Net bir plan hazırlamak için kendinize en az üç ay verin. Nelerin taşınması gerektiğini değerlendirmek ve neyin bağışlanması ya da güvenli bir şekilde elimine edilmesi gerektiğine karar vermek. Birçok yardım kuruluşunun eski ofis mobilyalarını kabul etmesine rağmen, yardımın harekete geçmesi için son bir dakika içinde koordine edebileceğini düşünemezsiniz. Aynı şey elektronik ekipmanın güvenli bir şekilde bertaraf edilmesi için de geçerlidir. Gelişmiş planlama, bu lojistiği kolaylaştırmaya ve gereksiz hıçkırıklıkları ortadan kaldırmaya yardımcı olacaktır. Son olarak, çalışanları karanlıkta hareket planları hakkında tutmayın! İş akışını uygun bir şekilde yönetebilmeleri ve sorunsuz bir geçiş sürecini destekleyebilmeleri için çalışanlarınızın iş planında yer almasını sağlayın.
2. Eski Verileri Temizleme ve Elektronik Geri Dönüşümü
Hala eski çalışan dizüstü bilgisayarları ya da etrafta yatan telefonlar var mı? (Yüz yüze gelelim, kimse BlackBerry'yi 2010'ten tekrar ateş etmeyecek!) Eski ofis telefonlarından bilgisayarlara kadar, bu ürünlerin güvenliğini sağlamak ve e-atık için zararlı çevresel zararları önlemek için bu ürünlerin güvenli bir şekilde elden çıkarılması gerekir. Kişisel verileri cihazlardan kaldırmak eski dosyalarınızı silmek kadar kolay değildir. Temizlemeden önce eski elektronik eşyaları satmayın, satmayın, bağışlamayın veya geri dönüştürmeyin. Tüketici Elektroniği kişisel verileri bilgisayarlardan, tabletlerden ve hatta eski BlackBerry telefonlarından silmek için ayrıntılı bir kılavuz sunar. Veriler tamamen temizlendikten sonra bertaraf seçenekleri arasında topluluk geri dönüşüm programları ve bağış programları (Dell Reconnect ve World Computer Exchange gibi) yer alır. Best Buy ve Amazon gibi bazı elektronik şirketler de imha ve geri alım programları sunmaktadır.
3. Hareket Sırasında Kapsama Planı
Çoğu küçük işletme için, genişletilmiş bir hareket için tamamen kapatılması pratik değildir. En fazla, bir iş günü ve bir hafta sonu için kapılarınızı kapatabilirsiniz. Öncelikle müşterilere uzaktan hizmet veriyorsanız, müşterilerin hareket halindeyken e-postaları biraz daha yavaşlattığınızı veya telefonlara cevap verebileceğinizi bilmelerini sağlayın. Çalışanlarınız geçiş dönemi boyunca taşınma ile ilgili görevlerle yardımcı oluyorsa, bir çalışanı acil durum müşteri iletişimi olarak atamayı düşünün. Bu, dikkat dağılmadan kesintisiz müşteri desteği sağlar.
4. Temel olmayanları önce taşı
Ofisinizin tüm bölümlerinin kapsamlı bir analizini yapın ve öğeleri “temel” ve “temel olmayan” arasında bölüştürün. Gerekli olmayan öğeleri ilk önce yeni ofis alanınıza taşıyarak arıza süresini azaltın. Paket açma sorunlarını en aza indirmek için tüm kutuları ve kutuları dikkatlice etiketleyin. Günlük operasyonlar için gerekli olan ekipman, taşıma gününe kadar yerinde kalmalıdır.
5. Depoyu En İyileştirerek Kare Görüntüleri Azalt
Şirketiniz daha küçük bir alana mı küçülüyor? Ofisinizde yer açmak yerine, nadiren kullanılan belgeleri ve dosyaları depoya kaydetmeyi tercih etmek, emlak ayakizinizi en aza indirecek ve masrafları azaltmaya yardımcı olacaktır. Bir depolama birimi seçerken, fiyatın sadece bir dikkate değer olduğunu unutmayın. Ek değerlendirme faktörleri, birimin iklim kontrollü olup olmadığı, sunulan güvenlik türü ve şifre korumalı giriş olup olmadığıdır.
6. Dijital Adresinizi Değiştirin
Satıcıları ve müşterileri yeni adresinizle güncellemeye ek olarak, NAP bilgilerinizi Google ile değiştirmeyi de unutmayın. Google Benim İşletmem girişinizde adres bilgilerinin güncellenmesi yeterli olmaz. Google, Yelp, Sarı Sayfalar, Şehir Arama, Local.com ve Acxiom dahil olmak üzere neredeyse sınırsız sayıda kaynaktan bilgi çeker. Verilerinizi Google ile sabitlemeye ek olarak, verilerinizi bu verilerle dizinleri sağlayan sitelerde düzeltmeniz gerekir. Moz, eski bilgilerinizi güncellemek için tüm büyük arama motorlarında hesaplar oluşturmanın yanı sıra güncel olmayan bilgileri kontrol etmek için Infogroup, Localeze ve Acxiom'u da ziyaret etmenizi önerir. Google Harita Oluşturucusu’nu Google’ın haritalarını doğrudan düzenlemek için de kullanabilirsiniz. Düzenlemeniz onaylandıktan sonra, yeni bilgiler tüm Google harita aramalarında görünecektir.
Bottom Line
Hiç kimse hareket etmenin eğlenceli ya da kolay olduğunu söylemedi, ancak yeterince gelişmiş bir planlamayla, müşteri sıkıntısı yaşamadan lojistik zorlukları en aza indirebilirsiniz.
Office Shutterstock üzerinden fotoğraf taşıma
